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今回はサブタスクの上手な使い方をご紹介します。
重要なことは「誰がいつまでに何をするのか」を設定することです。
しかし、1つのタスクを完了させるために、複数の業務が発生し、担当者以外のメンバーの協力が必要な場合もあります。そんな時に利用していただきたい機能が「サブタスク」です。サブタスクは、タスクの下に紐づく階層化されたタスクです。親タスクを完了させるために必要な業務を分割すると同時に、親タスクとして管理している全体的な流れを、見やすく維持するために使うことができます。
では、実際にどんなケースでサブタスクを使うべきなのか?
サブタスクを使っているが、他にどんな使い方があるのか?
そんな疑問を持っていらっしゃる方向けに、ここからはサブタスクの利用ケースやポイントを3つに分けてご紹介します!
- サブタスクの一般的な使い方
- サブタスクの発展的な使い方
- 注意すべきCheckポイント
皆様の業務をより良く管理するためのヒントがきっと見つかるはずです。
目次
サブタスクの一般的な使い方
タスクの中の業務を分割するケース
Asanaのタスクは担当者を1人だけ設定しますが、達成のために複数の協力者、期日、ステップが必要な場面もあります。 このようなプロセスを管理するためには、サブタスクの活用が有効です。サブタスクを利用すると、複数ステップからなる業務プロセスを可視化することができます。
具体的な例を挙げてみていきましょう。
例えば、祝賀イベントを開催するプロジェクトの中で、イベントパンフレットの作成という業務が発生したとします。このタスクは企画部の代表者が責任者になりますが、パンフレットを完成させるには、複数の協力者へ仕事を依頼する必要があります。
まず内容はどうするのかという概要を決め、パンフレットに必要な写真の撮影やインタビューを実施します。その後、それらをまとめて文章を考え、全体の構成を確認してもらい、最後に広報にチェックをしてもらうという流れです。これらのタスクは別々の担当者に依頼するため、サブタスクを設定し、期限と担当者を割り振ります。
個々のサブタスクにはそれぞれ別のタスク担当者と期日が割り当てられます。また同時に、それらのサブタスクは「イベントパンフレットの作成」という、より大きなプロセスにつながります。
サブタスクをチェックリストとして利用する
サブタスクの発展的な使い方
サブタスク同士を依存関係で結ぶ
サブタスクを使って会議をスムーズに運営する
会議中には、その会議の中で発生した今後のアクションを、サブタスクを使って記録していくことができます。各サブタスクは、メインタスク内の会議の議題に関連付けられた状態で作成されます。また、サブタスクでも担当者と期日が設定できるので、アクションアイテムを見落とすことがないよう管理できます。
サブタスクを使ってレビューやフィードバックをお願いする
注意すべきCheckポイント
サブタスクの階層化しすぎてしまう
タスクに関わる作業を細かく管理しようとすると、タスクの中にサブタスク、そしてその中にまたサブタスク…と、どんどん階層が深くなってしまうケースがあります。
タスクをうまく管理するためには、1階層まで(親タスクとサブタスク)に止めるよう注意しましょう。なぜならば、階層化しすぎてしまうと仕事の可視性難しくなるためです。
サブタスクはつい何階層にもして細かく管理したいと考えがちですが、そうすることで下に紐づくタスクはどんどん見えづらくなります。そして、把握したりコントロールしたりすることが難しくなり、対応漏れが発生する可能性が高まります。
階層化したくなった先には、本当に階層化すべきなのか?を再検討してみてください。どうしても階層化する必要があると思った場合には、「サブタスクを作るのではなく、タスクやプロジェクトとして設定する」ことの再検討をお勧めします。
この問題に頻繁に直面する場合には、タスクの粒度を再検討する必要があります。チームにとってタスクは何かを設定し、タスクより大きい仕事とはどの規模であるのかを定義しましょう。例えば、タスクは 1 週間以内で完了できる仕事を指すと定義し、それ以上時間がかかる場合には「複数のタスクに分割する」または「別のプロジェクトにしてしまう」などです。または、サブタスクがタスクとは別に進められる仕事である(直接紐づかない)場合には、その仕事を別のタスクにすること1つの手です。
サブタスクからタスクへの変換は、リストビューでサブタスクをドラッグ & ドロップするだけで可能です。
Note:仕事の対象範囲が大きすぎる場合には、いつでもタスクをプロジェクトに変換することができます。
サブタスクは全プロジェクトビューで表示可能されない
サブタスクで示される仕事をタイムラインやカレンダービューで確認する必要がある場合、またはワークロードやルールをサブタスクに基づき使用したい場合には、タスクをプロジェクトに変換することを検討してください。そうすると、サブタスクがタスクに変わりますので、ルールなどを適応できるようになります。
Note:受信トレイ、高度な検索、マイタスクにおいては表示されます。
仕事を進める中で、プロジェクトや、タスク、サブタスクのどれを使うべきか迷ったら、本記事の利用ケースやポイントを参考にしてみてください。
おわりに
サブタスクの詳細機能についてはこちらの記事をご参照ください。
さらに具体的な内容を相談したい、Asana興味を持っていただけたという方がいらっしゃいましたら、ぜひ当社にご相談ください。
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