【チームでAsanaを活用してみよう】Asanaの導入方法を徹底解説

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ハイブリッドワークなどの新しい働き方が浸透し、業務やプロジェクトを可視化するツールを検討される方が増えています。 

新しくアプリケーションやツールを導入し、チームに浸透させるには一定の利用者が必要となります。またチームの利用を浸透させるためには、メンバー内で使いやすい環境を整える必要があり、時間がかかることもあります。 

トライアルは実施したもののチーム全体で利用するまでは広がらず、導入に至らないケースもあると思います。これはツールに問題があったのではなく、チームでの進め方やまとめ方に原因があることが多くあります。 

今回はチーム内での利用を促進させるためのポイントをご紹介します。 

はじめに押さえるポイント 

最初から大規模導入するのではなく、小規模な導入からはじめて規模を増やします。ここでいう規模は参加人数ではなく、チーム、プロジェクトのことであり、プロジェクトに参加する人数です 。

チーム、プロジェクトの範囲を最初から広げた場合、利用方法が異なると、どのように利用するかを決めるまでに様々な意見がでてまとまらないために、標準化に時間がかかります。 

まずは利用者が共同で行う業務についてAsanaを利用しながら使用方法の意見を出し合い、メンバーが利用しやすいベースとなるのプロジェクトを作成していきます。 

最初に共通の利用方法となるベースを作成して改善していくことで、メンバーがAsanaを利用する土台を作ることができます。 

小規模で開始する際は次のようなことを考えて関係者でディスカッションするとよいでしょう。 

・なぜAsanaを使うのかKPIを設定する 

・現状を把握するために、業務や環境の棚卸をする 

・整理した課題を踏まえてAsanaで業務の流れを構築する 

・Asanaをどの業務範囲でどのように使うのかをチームで共有する 

 

進め方の流れ 

スモールスタートからAsanaを利用する進め方とチェックポイントをご紹介します。 

 目的の確認 

✓なぜAsanaを使うのかを確認する 

✓Asanaに対する期待値の設定する 

✓業務におけるAsana利用方法の教育範囲とスケジュールを決める 

✓ゴールセットを決めて、利用することの期待値と効果を設定する 

 現状の把握 

✓チームの課題を共有する 

✓Asanaに移行する業務の流れにおいて優先度を整理する 

✓チームで利用する他のツールとどのように連携するかを確認する 

✓Asana のチーム構成を決める 

 業務の流れに沿ったAsanaのプロジェクトテンプレートを作成する 

✓Asanaを利用するルールを決める 

✓Asanaを利用する業務を決め、そのためのプロジェクトテンプレートを作成する 

✓チームに対するコミュニケーション、利用方法のトレーニング内容を検討する 

 チームの始動と成功の共有 

✓チームでのAsanaの使い方を定義する 

✓構築したワークフローを展開する 

✓Asanaの基本および構築/展開したワークフローついてトレーニングを実施する 

 

 どんな効果が得られるか 

スモールスタートからチームに定着させるまでには、いくつかのポイントでチェックをして確認しながら利用するのも重要なポイントです。進め方の流れで紹介した各項目には、以下のような効果があります。 

 目的の確認 

⇒なぜAsanaを入れるのか、ゴールは何なのかを明確にして共通認識を持ちます。これにより全員で利用することで利用効果が発揮されます。 

 現状の把握 

⇒業務の棚卸をすることで、その後のプロジェクトテンプレート作成にあたり必要な要素を把握します。 

 プロジェクトテンプレートの作成 

⇒複数のメンバーから意見出して利用ルールを決めると、チームとして使いやすいプロジェクトになります。 

 チームの指導と成功の共有 

⇒プロジェクトをまとめる人はメンバーの利用率を上げるために、利用方法に困っている人を助けます。目的をもって利用することを認識してもらうことで利用率の向上にもつながります。また、メンバー同士でAsanaを利用することで得られた効果を共有し再認識することで、別のプロジェクトの利用やチームの拡張につながります。 

 

 最後に

ここまで紹介したポイントを押さえながらスタートすると、チームとしての方向性がまとまり、Asanaをチームとして活用できるようになります。 

実際にプロジェクトを作るときにチームに何が必要で、Asana上でどう表現するかという意見も出やすくなります。 

社内の業務状況整理も実施できる場合には1～２か月程度のスケジュールで進めることをおすすめします。 

状況を把握しながらAsanaをどのように利用するか整理しながらすすめることが好ましいですが、難しい場合には、チームおよびAsanaの拡充をまとめられる人を巻き込むとよいでしょう。ここまでの内容をチームメンバーのみで実施するのが難しいと感じた場合は、ぜひ当社の「初期導入サービス」をご検討ください。目的・現状の把握からプロジェクトテンプレートの作成、他のメンバーへレクチャーするための準備など、Asanaをチームで利用するためのプログラムをご用意しています。 

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