クラウド電話とは？導入メリットとコスト削減方法を解説！
2023/02/13
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テレワークの一般化とともに、オフィスの固定電話に無駄を感じられている方も増えているのではないでしょうか。電話環境のリプレイスにおいて検討したいのが、クラウド電話の導入です。クラウド電話には、従来のオンプレミス型の電話環境と比較して様々なメリットがあります。また、格安SIMやコミュニケーションツールとの統合により、さらにコストメリットを出すことも可能となります。
この記事では、クラウド電話の概要や導入メリット、コスト削減方法などについてご紹介します。
目次
クラウド電話とは？
クラウド電話とは、クラウド上に設置されたPBX（Private Branch eXchange：電話交換機）を利用して通話を実現するシステムのことです。これまで、企業においてはビジネスフォンやオンプレミス型のPBXなどを設置して企業内での内線通話や外線の転送などを実現してきました。一方で、近年ではクラウド上でPBXの機能を利用できるクラウド型PBXが登場しています。クラウド型PBXを利用し、クラウド電話環境を構築することで、様々なメリットを得ることができます。
従来の電話との違い
従来から利用されているビジネスフォンやオンプレミス型のPBXの場合、ハードウェアを購入して拠点ごとに設置する必要がありました。導入においては、設置や回線敷設のための工事も必要です。また、これらの環境においては、回線の追加や設定の変更、保守切れ時の買い替えなど、運用面での対応もしなければなりません。
対してクラウド電話では、インターネット上でサービスとして提供されるクラウド型PBXを利用するため、ハードウェアを購入する必要がありません。拠点が分散していても対応しやすく、初期コストを抑えて利用を始めることができます。これにより、従来では難しかった小規模からの利用やスピーディな環境構築などを実現することができます。
クラウド電話のメリット・デメリット
それでは、クラウド電話にはどのようなメリット・デメリットが存在するのでしょうか。以下で紹介します。
メリット
①短期間で導入可能
クラウドPBXのひとつのメリットは、短期間での導入が可能である点です。クラウドサービスとして電話機能が提供されるため、オンプレミス型のように設置工事や回線敷設などの作業が必要ありません。契約後、比較的早く使い始めることができます。
②場所に縛られずに利用可能
物理的な機器が不要であるため、拠点が複数にまたがっていても運用しやすいのもメリットです。営業所が複数ある場合などでも対応しやすいといえます。また、新たに拠点を設置する場合もスムーズです。
近年ではテレワークの一般化とともに、家やリモートオフィスで勤務をする機会も増えています。クラウド電話であれば基本的にはインターネット環境さえあれば電話を利用できるため、テレワークにも対応できます。
③設定変更や回線数の変更が簡単
多くのクラウド電話においては、管理者画面において容易に設定変更ができる機能が備わっています。組織変更に伴い内線を変更したり、組織の拡大に合わせて新たに電話番号を取得・設定したりといった作業がしやすいのもメリットです。
また、オンプレミス型PBXやオフィスフォンではオフィス内のレイアウト変更などにおいて電話回線の変更が必要になることもありましたが、クラウド電話であればインターネットに接続できれば利用できるため、比較的影響が少ないといえます。これにより、組織変更や異動対応などもコスト・時間をかけずに実施できます。
デメリット
①通信品質
クラウド電話において気を付けなければならないのが、通信品質です。インターネット回線を利用して通話を行う都合上、インターネット回線の通信環境が通話品質に影響します。
また、クラウド電話を提供するベンダーによっては、満足のいく通信品質が確保されない場合があるというリスクにも気を付けなければなりません。
②既存番号が継続利用できないケースがある
現在利用している電話番号によっては、クラウド電話への移行時に番号を変更しなければならないケースがあります。電話番号の継続可否についてはクラウド電話サービスにより異なりますので、導入するクラウド電話サービスの提供事業者へ確認しておくべきでしょう。
③ランニングコスト
一般的なクラウド電話では、月額などで利用料として費用が請求されます。初期費用が抑えられる代わりに、ランニングコストは一定発生することは避けられません。
もちろん、多くのケースでは既存のオンプレミス型電話環境よりも費用が下がるケースが多いのですが、ランニングコストの削減がクラウド電話をさらに効果的に利用する上でのポイントとなります。
クラウド電話におけるコスト削減方法とは
それでは、クラウド電話を利用する際に、どのような方法でコストを下げることができるのでしょうか。以下では「①格安SIMの導入」と「②コミュニケーションツールとの統合」という2つの方法を紹介します。
①格安SIMの導入
まず検討できるのが、格安SIMの導入です。特に、FMCサービスの利用などで携帯電話を内線化している企業において有効な方法です。
某社のFMCサービスと、Zoom Phoneおよび某社の格安SIMを利用した際のランニングコストを比較しました。
某社のFMCサービスの利用においては、携帯電話端末1台ごとに「FMCサービス利用料約1,000円」および「データ通信料約3,200円」の合計約4,200円が月額料金として発生します。その他、設備利用料として一定の月額費用も必要です。
一方で、Zoom Phoneと某社の格安SIMの組み合わせでは、携帯電話端末1台ごとに「Zoom Phoneの利用料1,350円」と「データ通信費用1,020円」の合計約2,370円程度となります※。もちろん、この試算結果は様々な条件により変化しますが、それでも格安SIMの利用には大きなコストメリットがあることが分かるのではないでしょうか。
※上記価格はいずれも2023年1月時点のもの。
Zoom PhoneはJapan Regional Plan（従量制通話）を前提に試算。
データ利用料については3GB程度を前提に試算。
②コミュニケーションツールとの統合
もうひとつの方法が、コミュニケーションツールと統合を行うことです。テレワークの一般化に伴い、打ち合わせや商談においてZoomなどのコミュニケーションツールの利用が一般化しました。これらのコミュニケーションツールは、製品によりクラウド電話の機能が提供されているものもあります。
たとえば、Zoom利用者であればZoomのインターフェースを利用して通話ができるZoom Phoneの利用も検討できるでしょう。Zoom Phoneでは、無償で内線電話を利用することが可能です。また、050番号だけでなく、03や06などから始まる0ABJ番号を発行できるプランもあります。
実際に、当社の環境に基づくシュミレーションでは、5年間で約1億円のコスト削減が出来る結果となりました。Zoom Phoneのもうひとつのメリットとして、PCで通話が可能であるため、必ずしも社員全員に携帯電話端末を配布する必要がない点が挙げられます。これにより、当社では携帯電話端末を1,000台から500台に削減することも可能となります。
Zoom Phoneの詳細については、以下の資料もご参照ください。
クラウド電話導入の注意点
従来の電話環境からクラウド電話に変更するにあたっては、どのような点に注意すべきなのでしょうか。以下では、クラウド電話の導入において検討すべきポイントを紹介します。
電話番号の変更可否
デメリットの項目でもご紹介しましたが、クラウド電話の導入で気を付けなければならないのが電話番号の継続可否です。
現在利用している電話番号を変更したくないという企業も多いのではないでしょうか。電話番号の変更は取引先への連絡やパンフレット・Webサイトなどの修正など、影響が多岐にわたります。クラウド電話の選定にあたっては、既存電話番号の継続可否をチェックしましょう。
Zoom Phoneの場合、適切なシステム構成の選択より既存の電話番号を継続利用することができます。具体的には「BYOC（Bring Your Own Carrier）構成」を採用することで、既存の固定電話回線で使用している03、06などの0ABJ番号を継続して利用できます※。
※条件にもよりますので、詳細はお問い合わせください。
通話品質の確認
通話品質についても気を付けるべきポイントといえます。
各クラウド電話サービスの通話品質は利用するネットワークの品質にもよるため、比較しにくいポイントといえます。
各サービスの品質を確認するひとつの方法として、第三者の評価を参照することが考えられます。アメリカの調査会社であるWainhouse Research社が2021年に実施した調査によれば、2000項目以上のテストを実施した結果、Zoom Phoneはネットワーク品質に関わらず、全てのサービスで最も高い評価を得ました。また、ノイズの少なさでも最も優れていると評価されました。
インターネット品質の確保
一方で、当然ながら同調査ではZoom Phoneでもネットワーク品質が悪化すれば通話品質が下がるという評価となっています。よって、クラウド電話の導入にあたってはインターネット品質の確保が重要です。
通話品質を高めるためには、有線接続の利用など安定したインターネット環境を用意する必要があります。特に、自宅でクラウド電話を利用する際には自宅のインターネット品質が通話品質に影響するため、希望者にはモバイルWi-Fi端末を配布するなど、サポート体制を整えることも検討すべきでしょう。
無償でクラウド電話「Zoom Phone」をお試しする方法
ここまでご紹介してきたとおり、Zoom Phoneはクラウド電話を導入する際の有力な選択肢となります。
一方で、自社の電話環境はインフラとして重要であり、なかなか容易に変更に踏み切ることは難しいといえます。そこで当社では、Zoom Phoneを1か月間で無償トライアルすることが可能です。トライアル用に新規で電話番号を発行してZoom Phoneの機能や品質を無償でお試し頂けます。Zoom専属チームが導入時のサポートのほか、トライアル成功までをしっかりと支援いたします。
Zoom Phoneの無償トライアルを利用するためには、有償のZoom Meetingライセンスを保有している必要がありますが、現在ライセンスを保有されていない方向けにZoom Meetingのラインセスを30日間無償で提供することも可能です。
Zoom MeetingライセンスおよびZoom Phone無償トライアルご希望の方は、下記のLPをご確認ください。
なお、Zoomの一次代理店である当社では、国内最安値でZoomライセンスを購入することができます。現在、乗り換えキャンペーンも実施しておりますので、併せてご検討ください。
【ライセンス最安値￥1980～】Zoom 乗り換えキャンペーン
まとめ
この記事では、クラウド電話の導入メリットやコスト削減方法についてご紹介しました。
当社にはZoomのスペシャリストが多数在籍。これまで1100社以上にZoomを導入した実績をもとに、Zoom Phoneの導入をサポートいたします。Zoom Phoneにご興味のある方は、ぜひ一度お問い合わせください。
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