【Asana便利機能】Asanaレポート機能の活用例を伝授！

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今回は、ワークマネジメントツールの「Asana」を活用して、各種の集計業務を簡単に行う方法について、説明していきたいと思います。私は営業部門のチームリーダーとして活動しておりますが、Asanaを利用する前は、各メンバーがどれだけ仕事を抱えているのか、期限通りに実施できていない仕事は何か、などを可視化することが出来ておりませんでした。

抱えていた課題

• 誰がどれだけ仕事を抱えているかわからない。
• メンバーの期日切れタスクが把握できない。
• タスク対応漏れに伴うトラブルが発生している。

そのような中で全社のワークマネジメントツールであるAsanaのレポート機能を活用することで、この課題を解決することが出来ました。これから具体的にAsanaでどのように解決が出来るのかを解説していきます。

活用事例

誰がどれだけ仕事を抱えているか把握する。

このようなレポートを作成することで、各メンバーのタスク数をカウントして、誰がどれだけタスクを抱えているかが分かりますので、個々の仕事量を把握することができます。

メンバーの期日切れタスクを把握する

「検索を絞り込む」でタスクの状態が「未完了」、期日が「過去30日」なるように設定いたします。こうすることにより期日切れのタスクを把握することが可能です。

【条件設定項目】

• 担当者：チームメンバーを選択します。
• プロジェクト：該当のプロジェクトを選択します。複数プロジェクトを選択することで総タスク数を把握することが可能です。
• 完了：未完了を選択します。
• 期日：ここでは30日となってますが、期日が切れていればすぐに他メンバーにタスクを割り振るなどリカバリを行わなければならないこともあるかと思います。その場合は7日など、値を小さくして検索を行います。

このようなレポートを作成することで、期日までに対応しなければいけなかった問合せや提案などを把握し、営業対応におけるトラブルを未然に防ぐことが可能です。一度トラブルが起きると営業機会損失を起こしたり、信頼関係の修復まで時間を費やしたりしますので、このレポートのおかげでトラブルは大幅に削減されました。

おわりに