【イベント管理者向け】Asanaでイベントのタスク管理を簡単に実施する方法を解説！

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はじめに

皆さん、こんにちは！

本ブログでは、Asanaを利用して講演会、ウェビナーなどのイベントの企画から運営、開催後の対応を簡単に管理して、メンバー全員で効果的にコラボレーションする方法を解説していきたいと思います。

イベントの企画をするとき、下記のような状況でお困りになったご経験がある方も少なくないのではないでしょうか？　当社もAsanaを利用する前は非常に困っておりました。

• 担当者が各自でタスク管理を行っているため、進行状況が分からない…
• 担当者が複数部署にまたがっているため、打ち合わせの調整がし辛い…
• 各自の業務量が可視化できないため、一部の人に業務が偏ってしまう…

Asanaは、このような課題を解決するのにとても便利なツールです！

当社での事例を元に実際に上記課題をAsanaでどのように解決できるのかご紹介します。

Asanaでウェビナーを管理する 

担当者それぞれのタスクを一元管理！タスクの進行状況が一目で分かりやすい！ 

　担当者がそれぞれ自分のタスクを管理してしまうと、管理者の方はタスクの進行状況を都度確認する作業が発生してしまいます。Asanaでは、タスクを作成し担当者へ割り当てることができるので、状況を一目で確認することができます。また、期日を設定することもでき、期限を超過していれば赤色、期限日当日は緑色の文字で表示されます。（※画像参照）

期限を過ぎてしまったタスクに関しては、担当者へメッセージを送り、状況を確認することができます。

社内メールやビジネスチャットでやり取りをすると、他の業務でのメールやチームメンバーの投稿などで確認メッセージが埋もれてしまい、担当者に気付かれないことがありますが、Asanaはタスク内で担当者へダイレクトにメッセージを送れる他、報告を行うためのタスクをサブタスクとして作成することもできますので、担当者に気付かれないということが発生し辛くなります。（※画像参照）

サブタスクを活用することで、進捗確認がさらに効率的に行えます。

担当者が複数部署や支店にまたがっていても、タスク内でコンタクトが取れる！ 

弊社でも他部署とウェビナーを共催することがあります。Asanaを導入以前は、他部署の担当者へ進捗確認やタスクの依頼をするときは、メールやチャット、電話でコンタクトを取っていましたが、お互いのタイミングがなかなか合わず、確認を取るのに時間を要していました。Asana導入後は、管理者が直接タスクを割り振ることができるだけでなく、タスクの説明や優先度なども記載できるため、他部署の担当者とタイミングを合わせてやり取りするという手間を削減することができました！タスクの担当者も質問があれば、タスク内で管理者や他のメンバーへコメントを投稿することができるので、よりスムーズにウェビナーの準備を進められるようになりました。

各自のタスク量を可視化し、業務の偏りを解消！ 

担当者とタスクをそれぞれ可視化したことで、今まで把握できなかった担当者それぞれの業務量も明確に分かるようになります。（※画像参照） 

管理者の方は、Asana上で、どのメンバーが多くのタスクを抱えているか、逆にタスクが少なくヘルプに回れそうなメンバーは誰かを確認し、それぞれに指示を出せるため、各メンバーの負担を軽減しながらより効率的にウェビナーの準備を行うことができます。

おわりに

以上、ウェビナーの管理方法となります。

Asanaを導入した直後は、今までの管理方法（Excelやビジネスチャットなど）に慣れていたため、使いづらさを感じたこともありましたが、実際に利用し続け、プロジェクト管理のルールやサブタスクの活用方法など弊社の運用に適した使い方を確立したことで、今では業務に必須のツールになっています。

ワークマネジメントツールは、実際に利用することでイメージがつきやすいと思いますので、ご興味のある方はぜひトライアルでAsanaをご体験してみてください。

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