Asana利用事例 ～今からできる！テレワークで快適にお仕事するためのAsana活用術～【Asana Day】

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仕事を可視化し、業務の効率化にも有効であるワークマネジメントツール「Asana」。企業や組織のあらゆる作業を管理するために欠かせないプラットフォームといえるでしょう。

一方で、Asanaに興味があるものの「実際にどのように利用できるのかわからない」といった方も多いのではないでしょうか。Asanaの有効な活用方法を知るためには、実際の活用事例を知ることが近道です。

当社では、Asana活用事例を発表する社内イベント「Asana Day」にて、Asanaの有効な活用方法について社内共有を行っています。今回は、Asana Dayにおいて「今からできる！テレワークで快適にお仕事するためのAsana活用術」というテーマで発表された当社内のある事例について、紹介したいと思います。

Asanaを導入した経緯

当社の地域の営業部では、2020年に発生した新型コロナウイルス禍をきっかけとして、Asanaを導入しました。この部署がAsanaを導入した理由は「テレワーク実施に伴い急増したメールやチャットへの対応」や「それによるミス多発の解消」のためでした。

当時、多くの企業でも同様の事態となったのではないかと思いますが、この部署でも2020年のコロナ流行初期において、感染の拡大により急遽「明日から2週間出社禁止」という決定がされました。非対面での業務によりメールやチャットの量が急増。また当時は社内システムにおいても電子帳票が用意されていなかったこともあり、現場は大混乱となりました。

膨大な量のメールやチャットへ対応しなければならないことから、今までなかったようなミスも多く発生。何とか対応する必要があると悩んでいた時に、たまたまAsanaを紹介するセッションを聞いたことから、Asanaを導入することにしました。

Asanaを利用して変わったこと

この部署では、Asanaを主に受発注依頼の業務に利用しています。Asanaの導入前後で業務の進め方はどのように変わったのでしょうか。

Asana導入前の業務

当初、この部署における受発注依頼の業務は「①営業担当者より業務担当者へ、受発注の依頼をメールで実施」「②承認書類や案件ファイルを紙で回覧」という方法で実施していました。しかしながら、新型コロナウイルス禍により紙書類の回覧が困難に。テレワークで業務を進めるために、②を「紙での回覧」から「メールやチャットでのやり取り」を行う方法に変更せざるを得ませんでした。

結果として、「案件台帳や期日確認カレンダーなどとメールやチャットを行ったり来たりして対応しなければならない」「現物がある紙でなくメールやチャットでのやり取りとなるため、案件の担当者や処理状況が見えにくい」といった状況に。様々な受発注依頼がある中、事前に担当者が決まっていない仕事も多かったため、現場は混乱しました。

さらに、依頼に対応する業務担当者は、案件の期限や重要度が見えにくかったことから「どの案件が急ぎなのか？」といった確認を何度もすることに。一方で、受発注依頼を行う営業担当者からは、依頼への対応状況が見えにくかったことから「この案件は誰かに対応してもらえるのか？」といった確認も多く発生してしまいました。さらに、依頼にあたって証憑が不足している場合などは、都度確認のやり取りも発生します。

整理すると、Asana導入前には以下のような課題が発生していたこととなります。

＜Asana導入前に発生していた課題＞

① 案件の期限や重要度が見えにくく、依頼に対応する業務担当者により都度確認が必要 ② 依頼への対応状況が見えにくく、営業担当者は案件が進んでいるのか不安 ③ 依頼にあたり証憑が不足していることも多く、確認作業が発生

これらの課題解消のためのやり取りは全てメールやチャットで行われたため、メールやチャットへの対応だけで業務負荷が著しく高まりました。このような状況の中、何らかの改善が必要でした。

Asana導入による改善

それでは、受発注依頼業務にAsanaを導入することで、どのような改善ができたのでしょうか。

まず、Asanaで案件を管理することで、期日を明確化できるようになりました。営業担当者が受発注依頼を行う際、期日を設定することで、依頼を受ける側の業務担当者はどの案件を優先すべきかわかるように。これにより、不要なやり取りを削減するとともに、業務効率を向上できました。

また、担当者が決まっていない案件については、業務担当者全員にAsanaで通知が飛ぶように設定しつつ、その時に手が空いている人が担当する体制としました。各案件を誰が担当しているのか、すべてのメンバーがAsana上で確認できるため、営業担当者も依頼への対応が進んでいることをAsanaでチェックできるようになり、安心できます。

依頼にあたって必要な証憑が不足している場合、メールやチャットで不足事項の確認を行う必要がありましたが、Asanaでの依頼時に必須項目として入力欄を設定することで対応しました。これにより、依頼時点で不足が発生しないようになり、証憑の確認作業を削減できました。

＜Asana導入による課題の改善＞

① 依頼への対応状況が見えにくく、営業担当者は案件が進んでいるのか不安 → Asanaにより案件担当者を明確化し、誰からでも見えるように ② 案件の期限や重要度が見えにくく、依頼に対応する業務担当者による確認が必要 → Asanaでの依頼時に期限を設定することで、確認作業を不要に ③ 依頼にあたり証憑が不足していることも多く、確認作業が発生 → 依頼時に入力欄を設定し、不足が発生しないように対策

当初、社内の一部地域のみで利用されていたAsanaですが、その利便性から2022年からは全ての地域で利用するようになりました。さらに、本社の一部でも同機能を利用開始するなど、利用範囲は拡大しています。

ほかの業務にも役に立つ

この部署では、ここまでご紹介してきた受発注依頼以外にも、いくつかの業務でAsanaを利用しています。

稟議申請におけるリスク確認への対応

この部署では、社内の稟議申請において、全社で共通管理されていない企業に対する与信等のリスク確認を行うという業務がありました。一方で、この業務は個別対応であったため、どうしても対応が漏れがちとなり、催促が来てから対応しているケースも多かったそうです。

本業務をAsanaで管理することで、複数名いるメンバーのうち誰が担当しているのか明確化されるようになりました。また、期限が近付いたときにAsanaからリマインドの通知を飛ばすこともできるため、余裕をもって準備できるようになりました。

総務関連の依頼対応

また、名刺の発行といった総務関連の対応もAsanaで管理しています。総務関連の依頼は発生頻度が低いことから、対応を依頼する側も必要な情報や依頼方法が分からないことも多くありました。まずこれらを確認するためにメールでのやり取りが発生しており、業務上の負荷となっていました。

そこで、依頼に必要な情報や書類はAsanaで依頼する際の必須項目とし、情報が不足していると依頼ボタンが押せないようにカスタマイズを実施しました。これにより、依頼側も「何を入力すればよいか」が分かるように。さらに、Asanaでは条件により必須項目を切り替えることもできるため、例えば名刺などの消耗品であれば、費用の計上先の組織コードを入力必須とするといった業務に合わせた制御も容易に行えます。

依頼がAsanaに入力されると、自動的にタスク化されます。その時に手が空いている人がタスクを引き受けることで対応者が明確になり、重複作業や対応漏れを防ぐことができるようになりました。

参考：【Asana便利機能】Asanaフォームの活用！～Zoomトライアル発行管理の事例～

Asanaを利用して感じるメリット

Asanaを利用するなかで、どのようなメリットを得ることができたのでしょうか。ここでは、本事例のメンバーが実際に感じた生の声を紹介したいと思います。

まず1つは「仕事を頼みやすい人への集中を避けられる」という点です。

Asanaに案件が登録された際に、自動的にチームメンバーがコラボレータとなるようにカスタマイズしておけば、メールエイリアス同様に全員に通知が届きます。これにおり、手が空いている人が積極的に案件に対応できるようになり、特定の人に業務が集中する事態を避けやすくなります。Asanaのポイントとして、専門知識がなくともカスタマイズが簡単にできることから、このような設定も容易に行えます。

また、2つ目は「出社有無を確認する必要がなくなった」という点です。

出社している人しか対応できない業務については、これまで事前に出社有無を確認の上、依頼を行う必要がありました。しかし、Asanaに案件を登録すればチームメンバー全員に通知されるようになったため、通知を受けたメンバーのうち出社している人が案件に対応できるように。依頼者は対応予定者の出社有無を事前に確認する必要がなくなりました。

3つ目は、「頻度が低い依頼へ対応しやすくなった」という点です。

上述の通り、どうしても頻度の低い依頼は、依頼側も依頼方法や必要事項を忘れてしまいがちであり、確認のためやり取りが増えるという傾向にありました。この問題も、Asanaでうまく解決。Asanaの依頼入力画面に必須項目として設定することで、依頼時に確実に情報がそろうようになりました。

また、本事例のユーザーは「将来的にAsanaを自身の目標管理にも活用したい」と考えているとのことです。Asanaは、目標の設定とその進捗管理にも適しています。当年度の目標を決めた後、目標から掘り下げてタスクを作成。タスクの進捗状況を月次などで確認することで、目標を達成するためには何をいつまでにやればよいのか、進捗状況はどうかなどを把握できます。

参考：【ニューノーマル時代の目標管理】Asanaを活用して組織目標を達成する方法

Asanaユーザーが増えると

本事例のユーザーは、Asanaユーザーをもっと増やしたいという想いを持っていました。それでは、Asanaユーザーが増えることにはどのようなメリットがあるのでしょうか。ポイントは、機能面や画面UIに優れるAsanaにすべての処理を統一することで、効率化できる点です。

Asana以外に様々なツールを利用していると、どうしても各ツールの通知をすべて気にしなければならず、不便です。すべての処理をAsanaに統一できれば、各自のマイタスクで仕事の状況を確認し、Asanaコメント・受信トレイがメール代わりとして利用できるようになります。実際、本事例のユーザーも現状ではAsanaの通知をOutlookやTeamsに連携させて対応しているものの、本当はAsanaに統一したいということでした。

参考：Asanaと連携すべきアプリ3選！活用法も伝授｜

承認依頼や仕事の依頼についても、現状ではTeamsやメール、口頭など依頼者によって方法が異なっています。これらをAsanaに統一すれば、承認者側もマイタスクで承認状況を確認することができるように。承認が完了したらAsanaの完了ボタンを押せば依頼者にも通知が行くため、承認者はわざわざ承認が完了したことをメールなどで連絡する必要はありません。また、依頼側としても承認状況を把握しやすいというメリットがあります。

これらの通り、Asanaには業務を効率化できる様々なメリットがります。理想的には、社内のやり取りは全てAsanaに統一したうえで、社外のやり取りのみをメールにできるとよいでしょう。

加えて、上述した通りAsanaは専門知識が無くてもカスタマイズが容易であるという点にも魅力があります。誰でも使いやすい機能や画面を備えるため、ユーザーを選びません。社内への拡大もしやすいという点がAsanaの特徴といえます。

まとめ

今回は、当社の社内イベント「Asana Day」において紹介されたAsanaの活用事例について紹介いたしました。事例全体を通して、Asanaが様々な場面で業務効率化に有効なツールであることが伝わったのではないでしょうか？

参考：日商エレクトロニクス 業務企画課 事例紹介

当社では、Asanaに興味がある方に向けて、Asanaを手軽に体験できる「無償1カ月トライアルサービス」を提供しています。本トライアルでは、Asanaの「Premium」「Business」「Enterprise」のすべてのプランを30日間、無償で利用きます。加えて、当社のAsanaスペシャリストによるサポートを受けることも可能です。Asanaに興味があるものの、いきなり導入するのはハードルが高いという場合は、ぜひ一度トライアルの実施を検討してみてください

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