Asana利用事例 ～MBO（個人目標）進捗をAsanaで管理する方法～【Asana Day】

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ジョブ型雇用の広がりなどもあり、これまで以上に目標管理制度（MBO）の重要性が増しています。メンバーを評価する立場にあるマネージャーの方においては、メンバーの目標達成状況を把握・管理していく必要がありますが、その方法に悩まれている方も多いのではないでしょうか。

ワークマネジメントツールである「Asana」は、目標達成に向けた進捗管理にも活用することができます。今回は、当社の社内イベント「Asana Day」にて共有されたAsanaを活用した個人目標管理の事例について共有し、Asanaがどのように個人目標管理に有効であるのかをご紹介いたします。

個人目標の進捗は管理できていますか？

多くの企業においては、社員の評価方法として期初に個人目標を設定の上、期末にその達成状況を評価するという制度を導入しているのではないでしょうか。一方で、目標達成に向けた進捗状況を管理するのは難しいといえます。

今回の発表者は、マネージャー職としてメンバーの目標達成状況を管理する役割を担われている方です。この方は、期中において各メンバーが目標をどこまで達成できているか、目標の達成状況が把握しにくいことに課題を感じていました。半年に一度、目標見直しのミーティングを実施しているものの、その粒度では詳細な進捗状況は把握しにくいといえます。加えて、コロナ禍でリモートワークが一般化したため、メンバーと直接会話する機会が減ったことも課題となりました。

このような背景のもと、この方はワークマネジメントツールであるAsanaで目標達成状況の管理を実施することにしました。結論として、Asanaは個人目標の進捗管理ツールとして有効であり、大きな効果を得ることができたそうです。Asanaの導入により細かく進捗が把握できるようになり、またAsanaへの入力内容を基にして月次で面談を行うことで、具体的な進捗確認ができるようになりました。

具体的にAsanaを利用した個人目標管理とはどのようなものなのでしょうか。以下では、その具体的な方法について紹介します。

Asanaで個人目標を管理する具体的な方法

プロジェクトの設定

まず初めに、各メンバーの個人目標をプロジェクトとして作成します。この際、マネージャー側で全メンバーのプロジェクトを作成することがおすすめです。各メンバーが個別に目標を入力すると、どうしてメンバーにより入力方法が異なり、粒度がそろいにくくなります。よって、目標入力の段階では、マネージャー側で対応します。

また、Asanaにはポートフォリオ機能と呼ばれる、プロジェクトを集約できる仕組みが存在します。この機能を利用することで、メンバーごとの個人目標プロジェクトを一つに集約できます。これにより、全メンバーの目標達成状況が一画面で一覧できるようになります。ポートフォリオの画面を見れば全体感として進捗状況が分かるため、これだけでも十分に価値があります。

進捗報告のタスク化

続いて、各メンバーに対して目標達成状況の報告と目標の見直しを月次タスクとして設定します。定期的なタスクとすることで、メンバーが目標達成状況を報告することを忘れないようにします。Asanaの定期タスク機能では、月次など設定した期間ごとに自動的にタスクが作成されるため、タスクの登録忘れによる作業の抜け漏れを防げます。

各メンバーは月次でプロジェクトの概要欄へ進捗状況を入力することで、目標達成状況の報告を行います。プロジェクトの概要欄を利用することのメリットは、履歴が確認できる点です。目標達成状況を入力するたびに、履歴として保存されていきます。これまでの進捗状況に関する履歴が存在することで、メンバーは先月の状況などを踏まえて目標や進捗状況の入力ができますし、面談時にも過去の経緯が分かりやすくなります。

また、設定した目標によっては、問い合わせ対応回数や顧客への訪問回数など、実施回数を目標値として設定することもあるかと思います。このように回数で計測する必要がある目標については、Asanaのタスク数を集計することで簡単かつ明確に達成状況を把握できます。各作業の実施結果をタスクとして残すことで、目標の進捗管理のために個別にメモなどを取る必要もなくなりますし、期末に慌てて1年分の実施結果を集計して回数を間違ってしまうようなこともありません。

月次MTGの実施

メンバーは月次で進捗状況の入力や必要に応じた目標の見直しなどをしたうえで、マネージャーとの報告ミーティングを設定します。ミーティング時にはAsana上に登録された報告内容を確認しつつ会話を行うことで、マネージャーはメンバーの状況をスピーディに確認できます。これにより、短いミーティング時間でも効率的に状況を確認できるように。また、ミーティングで決まったことはAsanaでタスク化して忘れないようにすることもできます。

ミーティング自体のTipsとして、限られた時間で効果の高いミーティングを行うために、あらかじめ定型的な質問を決めておくこともポイントです。例えば、普段言えないことはないか、困っていることはないかなど、目標進捗状況のミーティングを行う際に必ず聞くべき内容をメモしておきます。これにより、メンバーによってミーティングの内容が異なってしまうことも避けられます。メンバーにとっても、毎月同様の内容でミーティングを行うことで、普段思っていることをミーティングのタイミングで話そうといった準備があらかじめできるようになります。

ぜひMBO管理でAsanaを活用しよう

これまでの内容をまとめると、個人目標管理にAsanaを利用するメリットは以下のとおりといえるでしょう。

目標達成に向けた進捗が分かりやすい

Asanaの機能をうまく使うことで、メンバー全員の進捗状況が把握しやすくなります。一般的に個人目標の進捗状況把握は期初や期末の面談など限られたタイミングで実施されがちです。より細かく状況を把握しようとすると、どうしてもマネージャーやメンバーの負荷は上がります。

そこで、Asanaにより目標管理を「仕組み化」することがポイントです。これにより、頻度を上げて進捗確認を行ったとしても、マネージャーやメンバーの負担になりにくくなります。

上述したポートフォリオ機能の活用は、負担軽減の一つの方法です。各プロジェクトを取りまとめられるポートフォリオ機能により、全メンバー進捗状況を一元的に把握できます。各メンバーの進捗状況を個別にチェックしていくだけでもマネージャーの負荷になりやすいため、このような機能をうまく使って効率化を図ることがポイントとなるでしょう。

また、Asanaの定期タスク機能を利用すれば、月に一度の進捗状況報告をも忘れにくくなります。日常の仕事が忙しいと、個人目標管理に関する対応はどうしても後回しになりがちです。後でやろうと思っていたとしても、気づいたら頭から抜けていることも。仕組みとして定期的にタスクが作成されることで、作業の抜け漏れ防止につながります。

メンバーとの会話のきっかけになる

Asanaに個人目標に関する進捗状況を記録していくことで、メンバーとの会話のきっかけとして活用できます。Asanaにあらかじめ進捗状況や発生している課題などを記録しておいてもらえれば、面談を行う際にもスムーズに会話を行えるでしょう。また、メンバーにとっては面談時に伝えようと思っていたことを忘れないようにメモしておけるというメリットもあります。

また、マネージャーからメンバーへ日常的に声掛けを行う際にも、Asanaに記録された情報は役に立ちます。特にコロナ禍以降においてはリモートワークも普及し、職場で顔を合わせる機会も減りました。このような状況においては、気軽な世間話も難しくなります。メンバーがAsanaに記入した情報は、会話のきっかけとしても有用でしょう。

履歴が残るため経緯が分かりやすい

加えて、Asana上で個人目標管理を行うメリットとして、記録が残るという点も重要です。期中で目標を変更した場合も、変更前後の記録を残しておくことでどのような理由で目標を変更したのか分かりやすくなります。

また、仕事の実施状況がログとして残る点もポイントです。上述したとおり、目標として仕事の実施回数を設定している場合は、1年間に対応したAsanaのタスク数を集計することで、簡単に実施回数を計測することができます。

このように、Asanaを個人目標管理に利用することで様々なメリットを得られます。個人目標の進捗管理にツールを利用しているという方は少ないかもしれませんが、Asanaの活用により手厚い管理を実現可能です。さらに、様々な機能を活用すれば、マネージャー・メンバー共に業務負荷を下げることもできます。個人目標の進捗管理方法に悩まれている方は、Asanaの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

今回は、当社の社内イベント「Asana Day」において紹介された個人目標の進捗管理に関するAsanaの活用事例について紹介いたしました。

当社では、Asanaに興味がある方に向けて、Asanaを手軽に体験できる「無償1カ月トライアルサービス」を提供しています。本トライアルでは、Asanaの「Premium」「Business」「Enterprise」のすべてのプランを30日間、無償で利用きます。
参考：3分で分かる！ Asanaの料金とプランの選び方

加えて、当社のAsanaスペシャリストによるサポートを受けることも可能です。Asanaに興味があるものの、いきなり導入するのはハードルが高いという場合は、ぜひ一度トライアルの実施を検討してみてください。

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