Asana利用事例 ～コロナ禍におけるメンバーリソースの可視化と業務共有～【Asana Day】

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コロナ禍は、私たちの日々の生活はもちろん、働き方という観点でも大きなインパクトを与えるものとなりました。リモートワークの一般化など、コロナ禍の前後で働き方が大きく変化した企業も多いのではないでしょうか。一方で、リモートワークを中心とした働き方で課題となりやすいのが、各メンバーがどの程度仕事を担当しているかといった、リソース状況の可視化です。

ワークマネジメントツール「Asana」は、メンバーリソースの可視化にも効果的です。今回は、当社内で実施している社内イベント「Asana Day」にて発表された、コロナ禍におけるAsanaを活用したメンバーリソースの可視化に関する事例についてご紹介いたします。

Asana導入のきっかけ

エンジニア部門のマネージャーである本事例の発表者の方は、同部署内に所属するエンジニアのリソース状況や案件担当状況を管理する役割を担っています。これらの業務にAsanaを利用し始めたことにより、効率的な管理を実現することができるようになったそうです。

この方がAsanaを導入したきっかけは、以下の2つの理由でした。

1つ目は、コロナ禍への対応です。2020年4月に発令された非常事態宣言は、出勤者の4割削減や各企業のBCP対策に基づくテレワークの活用など、事業運営に対して大きなインパクトを与えるものでした。発表者の方の部署においても、リモートワークの実施により対応する必要が生じました。結果として、同部署内のエンジニアと遠隔でやり取りを行う体制とせざるを得ませんでした。

2つ目は、組織体制の変更です。本事例の発表者の方が所属する部門においては、コロナ禍と時を同じくして、業務の効率化や改善を目指して大きな組織変更が行われました。これまで関西・北海道・九州など地域拠点ごとに配属されていたエンジニアを、地域横断での一つの組織下に所属させる体制へと移行したのです。このような中、離れた拠点にまたがって在籍する自部署のエンジニアをマネジメントする必要が生じました。

このような状況においては、遠隔でのコミュニケーションが必須となりますが、一方でその難易度は高いといえます。特に、エンジニアの業務負荷や余裕度などが把握しにくくなり、何らかの対応が必要に。そこで、Asanaをエンジニアの案件管理やリソース管理に利用することで、解決を図りました。

Asanaで管理しているもの

具体的にどのようなことをAsanaで管理しているのでしょうか。本事例においては、主に各課・各地域でのエンジニア案件管理やリソース状況の可視化として、Asanaで以下の4つの対応を実施しています。

• 営業部門～技術部門の間での案件状況の共有とコミュニケーション
• エンジニアリソースのアサイン対応
• 状況・進捗など、各エンジニアメンバーが対応している案件の管理
• 各拠点・各課でのエンジニアのリソース状況の可視化

以下では、Asanaによりこれらをどのように対応しているのかご紹介いたします。

案件管理の仕組み

Asanaを用いた具体的な案件管理の流れは以下の通りです。

• 案件の登録

各拠点の営業部門は、仕事の受注などによりエンジニアリソースが必要となる場合、Asana上で案件をタスクとして登録を行います。Asana上でタスクを登録することで、後続の対応が進みます。

• エンジニアのアサイン

案件をAsanaにタスクとして登録すると、自動的にエンジニアのアサイン依頼が発信されるようになっています。案件の内容や種類によって、対応する各エンジニア部署の課長へエンジニアのアサイン依頼が到達。各課長は自部署のエンジニアのリソース状況や案件に必要な工数などを踏まえ、エンジニアをアサインします。

エンジニアのアサインもAsana上で実施します。各エンジニアの個人のプロジェクトに案件をタスクとして登録することで、アサインが完了します。

• ポートフォリオによる案件管理

各エンジニアの個人プロジェクトは、組織や拠点ごとにAsanaのポートフォリオ機能にて集約して可視化できます。ポートフォリオ機能とは、プロジェクトを集約して一覧表示することができるAsanaの機能です。あらかじめ、ポートフォリオとして各エンジニアのプロジェクトを組織ごと および 拠点ごとに登録しておきます。

本事例においては、組織体制の変更に伴い地域にまたがって在籍しているエンジニアを同じ部署内で管理する必要がありました。ポートフォリオ機能を活用することで、組織単位と拠点単位という2軸のどちらでもリソース状況を把握しやすくなりました。

リソース状況の可視化の仕組み

各エンジニアのリソース状況はどのように把握することができるのでしょうか。本事例においては、各案件に対して工数を登録することでエンジニアのリソース状況を可視化できるようにしています。

各案件のタスク登録時に、想定の必要工数を登録します。これをエンジニアごとに集計することで、個人ごとのリソース状況が可視化できます。各案件に対して工数が登録されているため、エンジニアがどの案件にリソースを割いているのかもわかりやすく把握できるようになりました。

エンジニア個人のリソース状況に加えて、各課や各拠点のリソース状況も上述したポートフォリオ機能により把握できます。これにより、どの拠点で負荷が高まっているのかといった観点でもリソース状況を把握しやすくなりました。

Asanaを導入するメリットと今後の課題

エンジニアのリソース管理や案件のアサインといった業務フローにAsanaを導入したことにより、どのようなメリットを得ることができたのでしょうか。また、今後対応すべき課題はどこにあるのでしょうか。発表者の方が感じたメリットと課題は以下の通りです。

メリット

• 2軸（各課・各拠点）での管理が容易

今回の事例においては、各課・各拠点という2軸でエンジニアのリソース状況をどうやって管理していくかが重要なポイントでした。Asanaのプロジェクト機能とポートフォリオ機能をうまく利用することで、複数の軸での管理にも対応することができました。

• リソース状況をわかりやすく可視化

Asanaに備わっているグラフィカルな可視化機能（ダッシュボード）を利用することで、エンジニアごとのリソース状況が一目でわかる形で表示できるようになりました。視覚的に伝わりやすいという点は、画面を見てから状況を理解するまでの時間短縮につながります。リソース状況は頻繁に確認する情報であるため、把握しやすさは重要な観点と言えるでしょう。

• タスク上でのコミュニケーション

各案件をタスクとして登録する際に、Asanaのコラボレーター機能により関係者をコラボレーターとして設定することで、情報共有も容易となります。案件の状況が変化したときにも、タスク内容を修正すればコラボレーターに指定したメンバーに通知が送られます。

• 自動化による効率化

本事例においては、営業部門とエンジニア部門がうまく連携できるかもポイントでした。そこで、Asanaを用いた処理の自動化により、両者の連携もしやすいように工夫を実施。営業部門が案件を登録することでエンジニア部門へアサイン依頼通知が行われる仕組みとしたことで、業務の効率化や案件の抜け漏れ防止などにつながりました。

課題

Asanaの利用においては課題点もあったあそうです。具体的にはどのような点が課題となったのでしょうか。

• 案件の工数入力精度の向上

エンジニアの工数管理を正確に行うためには、各メンバーが工数を適切に入力する必要があります。本事例においては、担当者の方によっては入力される工数の精度が低いこともあったそうです。工数の精度が悪いと実態に即した内容にならず、使いにくいデータとなってしまうため、改善が必要であるポイントといえます。

• 運用ルールの統一・徹底

本事例においては、営業部門とエンジニア部門という複数の組織で同一の仕組みでの運用を実施しました。複数の組織間で連携するためには、入力内容や運用ルールなどで差異が生じがちです。仕組みとしてAsanaをうまく運用するためには、両部門間での運用ルールの統一や徹底が必要だと感じられたそうです。

• 軌道に乗るまでのマネージャーの負荷

新しい取り組みを実施する際にはつきものですが、どうしても運用が軌道に乗るまではマネージャーなど管理者の負担が増えがちです。タスク登録時の内容に不備があった場合の修正や、上述した工数入力内容の確認など、負荷がかかります。運用ルールの整備・徹底による長期的な改善を見据えつつ、軌道に乗るまでの期間は一定の負荷がかかることは認識したうえで導入を進めることがポイントといえます。

まとめ

今回は、当社の社内イベント「Asana Day」において紹介されたエンジニアリソースの可視化に関するAsanaの活用事例について紹介いたしました。拠点・部署という2軸でのエンジニアリソースの集約・可視化など、なかなか実施が難しそうに思える取り組みも、Asanaの機能をうまく活用することで実現できます。例えば、プロジェクト単位と部署単位の2軸での可視化など、工数管理の手法として様々な応用が検討できるでしょう。

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